Claves para organizar un evento al aire libre
La crisis sanitaria obliga a que muchas de las reuniones y eventos se realicen en espacios abiertos. Una buena organización hará que todo el mundo disfrute con total seguridad.
La organización de eventos al aire libre no es una novedad, porque desde hace siglos se celebran encuentros en espacios abiertos. Sin embargo, la llegada de la crisis sanitaria mundial ha impulsado este tipo de reuniones, bien debido a las normas que impiden hacer reuniones con mucha gente en espacios cerrados o por simple precaución.
Sin importar cuál es el motivo, todo el mundo quiere que su evento sea un éxito, y para eso hay unas cuantas ideas que pueden ayudar bastante.
Que el tiempo no sea un problema
Un evento al aire libre no tiene por qué ser solo para el verano. Se puede adaptar el espacio a las condiciones climatológicas, y celebrar una reunión incluso cuando llueve o si hace algo de frío. Montar una carpa para que los invitados se resguarden de la lluvia, o colocar calefactores de calle para combatir el frío harán que el evento se pueda celebrar en cualquier época del año sin problema.
El catering, imprescindible
Salvo contadas excepciones, uno de los atractivos de cualquier evento es la comida que se servirá. Por eso, es muy importante cuidar elementos como el catering, y también la forma de presentarlos.
Una idea muy interesante es recurrir a un food truck alquiler para eventos, que además se puede personalizar para darle un toque aún más exclusivo. Hay muchas posibilidades, y de hecho cada vez más marcas recurren a estos vehículos para darle un toque original a sus eventos en la calle.
Una decoración con equilibrio
Uno de los desafíos al organizar eventos al aire libre es conseguir una decoración integrada en el entorno, que cuenta siempre con elementos naturales. El cielo, la luz del sol o las plantas que nos rodean pueden condicionar la forma de decorar.
Lo mejor es no recargar demasiado el espacio y aprovechar elementos existentes. Y si piensas decorar con flores o velas, asegúrate de que están bien sujetas para que el aire o los movimientos puedan causar algún daño, como un fuego o la rotura de algo que cause heridas.
Equipos de luz y sonido adecuados
Si vas a utilizar elementos audiovisuales como pantallas, iluminación o equipos de sonido, asegúrate de que están adaptados para uso en exterior. Si una pantalla no cuenta con sistema antirreflector, por ejemplo, es probable que haya personas que no vean lo que se muestra. Y si se trata de un vídeo de presentación o algo para lo que se necesita atención, tendrías un problema.
Los equipos de sonido o iluminación también deben estar adaptados al exterior, resistentes a la intemperie y, de ser posible, inalámbricos para que no haya cables por medio que causen accidentes.
Todo listo para disfrutar del evento
Dependiendo del tipo de reunión, el espacio y la cantidad de asistentes, pueden hacer falta otras cosas para organizar el evento. Aunque la base son estos cuatro aspectos fundamentales, y con un poco de planificación garantizan el éxito.